Результаты голосования

Министерство труда и социальной защиты РФ

Московская печатная фабрика Гознака

Главный центр специальной связи

1. Оформление трудовой книжки на работника – реализация или нет?

Согласно ст. 65 ТК РФ работодатель обязан оформить трудовую книжку при заключении трудового договора впервые, а также по письменному заявлению работника, поступающего на работу, если у данного работника отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине.

В соответствии с п. 46 и 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225) работодатели:

- покупают бланки трудовых книжек на договорной основе непосредственно у изготовителя – объединения «ГОЗНАК» Минфина России – или у распространителей в порядке, установленном приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н;
- взимают с работника, на которого заводится трудовая книжка, плату в размере, соответствующем размеру расходов на приобретение бланка трудовой книжки.

Эта плата не взимается с работника только в двух случаях:

1) если бланк трудовой книжки был испорчен по вине работодателя (например, если сотрудник отдела кадров, заводя на работника трудовую книжку, неправильно ее заполнил);
2) если произошла массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (например, стихийного бедствия, техногенной катастрофы, массовых беспорядков и т.д.), в связи с чем работодатель выдает работникам уже за свой счет дубликаты трудовой книжки.

Если с работника взимается плата в возмещение стоимости бланка трудовой книжки, возникает очень важный вопрос – а нужно ли признавать такую операцию реализацией? Ведь если ответ будет положительным, для организаций, применяющих общий режим налогообложения, это, в частности, означает, что придется начислять НДС. Собственно, та же проблема существует и в случаях, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку за свой счет – ведь эта операция может быть классифицирована как безвозмездная передача имущества, которая согласно ст. 146 НК РФ также является объектом обложения НДС.

В письме Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242, рассматривая данную проблему, финансисты пришли к выводу, что выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и подлежит налогообложению НДС в общеустановленном порядке.

Однако позиция Минфина России далеко не бесспорна.

Ведь согласно п. 3 ст. 38 НК РФ товар – это имущество, изначально предназначенное для реализации. Например, для организации-распространителя бланки трудовых книжек, которые она приобретает с целью последующей перепродажи другим организациям и предпринимателям – это товар.

Если же организация приобрела бланк трудовой книжки, заполнила его на одного из своих работников и взыскала с этого работника компенсацию расходов на приобретение для него трудовой книжки, такие действия вряд ли можно классифицировать как реализацию товара. Тем более, что в данном случае покупка трудовой книжки и удержание ее стоимости с работника осуществляются не добровольно с целью получения экономической выгоды, а в обязательном порядке в соответствии с трудовым законодательством. Иными словами, при совершении данных операций отсутствует волеизъявление сторон.

Сложившаяся арбитражная практика позволяет сделать вывод, что передача имущества, происходящая без волеизъявления сторон, не может рассматриваться как реализация товаров и, соответственно, облагаться НДС. Более того, есть судебное решение, прямо указывающее, что выдача трудовых книжек не может рассматриваться как реализация товаров – это Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 октября 2003 г. № А26-5317/02-28.

Таким образом, перед организацией или предпринимателем, находящимися на общем режиме налогообложения, как обычно, стоит дилемма:

- либо, следуя указаниям Минфина России, считать передачу трудовой книжки работнику реализацией и, следовательно, начислять НДС со стоимости трудовых книжек, которые заводятся на работников;
- либо не начислять НДС, но тогда придется приготовиться к возможным спорам и судебным разбирательствам с налоговыми инспекторами.

Интересно также отметить, что в том же письме Минфина России от 26 сентября 2007 г. № 07-05-06/242 был затронут и вопрос налогового учета операций по приобретению трудовых книжек, и, опираясь на нормы трудового законодательства и ст. 252 НК РФ, по данному вопросу финансисты пришли к выводу, что:

- расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, поскольку данные расходы являются экономически оправданными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода;
- а доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные в соответствии с положениями ст. 250 НК РФ.

Иными словами, для целей исчисления налога на прибыль приобретение трудовых книжек для вновь принимаемых работников во исполнение требований трудового законодательства отражается в налоговом учете не как покупка товара для последующей перепродажи, а путем раздельного признания:

- расходов на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним – в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (их можно списать на дату утверждения авансового отчета работников, приобретавших бланки трудовых книжек, или на дату приобретения трудовых книжек по безналичному расчету);
- а также внереализационных доходов в размере суммы возмещения расходов на приобретение данных бланков, взимаемой с работника при оформлении ему трудовой книжки или вкладыша к ней (в момент удержания стоимости бланка трудовой книжки или поступления оплаты от работника в кассу организации).

Вопрос о том, считается ли реализацией операция по взысканию с работника стоимости бланка трудовой книжки, актуален также и с точки зрения применения ККМ в случае, если работник погашает свою задолженность перед организацией за трудовую книжку путем внесения наличных в кассу. Ведь если эту операцию считать реализацией, надо пробивать кассовый чек. Однако, как мы уже выяснили, трудовое законодательство четко прописывает, что работодатель обязан завести трудовую книжку, а работник должен компенсировать расходы работодателя по приобретению бланка данной трудовой книжки – а потому даже если он вносит эту компенсацию наличными, фактически имеет место не продажа бланка трудовой книжки, а получение денег в возмещение расходов организации, и, следовательно, применять ККТ не нужно.




2. Варианты учета трудовых книжек

Начнем с того, что для обеспечения надлежащего учета и хранения трудовых книжек и вкладышей в них. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 утверждены Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них, а также Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Первую книгу ведут в бухгалтерии, вторую – в отделе кадров.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются кадровику или иному лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании месяца кадровик представляет в бухгалтерию отчет в произвольной форме о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, которые были получены за их оформление, с приложением приходного кассового ордера. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется актом о списании бланков строгой отчетности.

Поскольку в соответствии с Правилами учета и хранения трудовых книжек, о которых мы уже упоминали ранее, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны учитываться как документы строгой отчетности, необходимо использовать забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности», записи по которому производятся по простой системе (без использованиям етода двойной записи) в условной оценке – например, 1 рубль за бланк.

При этом существуют различные мнения относительно методологии учета расходов на приобретение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Во-первых, возможен вариант, когда расходы на приобретение бланков трудовых книжек списывают единовременно в момент их приобретения в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (если трудовые книжки приобретаются по договору с ГОЗНАКом или распространителем и оплачиваются безналичным путем) или счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (если бланки трудовых книжек покупают через подотчетное лицо за наличный расчет).

При оформлении трудовой книжки на работника использованный бланк списывается с кредита счета 006 «Бланки строгой отчетности», а сумма компенсации расходов на приобретение трудовой книжки, подлежащей взысканию с работника, отражается по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы», ведь полученная сумма представляет собой доход фирмы. Если работник погашает стоимость трудовой книжки наличными деньгами, поступившая сумма отражается по дебету счета 50 «Касса» с одновременным погашением задолженности по кредиту счета 73, а если стоимость трудовой книжки удерживается из заработной платы, счет 73 корреспондирует с дебетом счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Пример 1

ЗАО «Амели», применяющее общий режим налогообложения, приобрело 100 бланков трудовых книжек по цене 118 руб., в т.ч. НДС 18 руб., за бланк по договору с распространителем. Оплата произведена в безналичном порядке. В отчетном периоде на работу принято 15 сотрудников, впервые устраивающихся на работу и не имеющих трудовых книжек, в связи с чем было использовано 15 бланков трудовых книжек, и с каждого из работников путем удержания из заработной платы было взыскано по 118 руб.

В соответствии с учетной политикой ЗАО «Амели» расходы на приобретение трудовых книжек рассматриваются в качестве общехозяйственных расходов в момент их приобретения, учет на счете 006 ведется по условной оценке 1 рубль за бланк.

Руководство ЗАО «Амели» не признает операции по использованию бланков трудовых книжек для вновь принятых работников реализацией и не начисляет НДС с суммы, взыскиваемой с работников.

Бухгалтер ЗАО «Амели» составил такие записи:

ДЕБЕТ 006
- 100 руб. – отражено получение бланков трудовых книжек;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 10 000 руб. – отражены расходы на приобретение бланков трудовых книжек (без НДС);

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 1800 руб. – отражена сумма НДС;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 1800 руб. – предъявлен к вычету НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 11 800 руб. – перечислено за трудовые книжки;

КРЕДИТ 006
- 15 руб. – отражено использование пятнадцати бланков трудовых книжек;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91
- 1770 руб. (118 руб. х 15 чел.) – отражена задолженность работников по возмещению расходов на приобретение бланков трудовых книжек;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
- 1770 руб. – удержана из заработной платы работников сумма возмещения расходов на приобретение бланков трудовых книжек.

Во-вторых, некоторые авторы предлагают вести учет трудовых книжек в составе материально-производственных запасов на счете 10 «Материалы». В этом случае при поступлении трудовых книжек они приходуются по дебету счета 10, а в момент передачи работникам:

- в случае, если с них взимается возмещение расходов на приобретение бланков трудовых книжек, операции отражаются как обычная продажа материалов: стоимость трудовых книжек списывается с кредита счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», а задолженность работника отражается по дебету счета 73 с одновременным формированием дохода от передачи бланка трудовой книжки по кредиту счета 91;
- если же трудовая книжка заводится за счет работодателя, ее стоимость списывается с кредита счета 10 в дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу».
В этом случае объективной необходимости забалансового учета бланков трудовых книжек, собственно, не возникает. Однако лучше вести и забалансовый учет на счете 006 – чтобы исполнить требования Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Пример 2

Изменим условия примера 1 и предположим, что учетной политикой ЗАО «Амели» предусмотрено вести учет бланков трудовых книжек на счете 10 «Материалы», а также параллельно вести забалансовый учет на счете 006 по условной оценке 1 рубль за бланк. Допустим также, что руководство ЗАО «Амели» решило, руководствуясь разъяснениями Минфина России, начислять НДС со стоимости трудовых книжек, возмещаемой работниками.

В этом случае бухгалтер ЗАО «Амели» составил такие записи:

ДЕБЕТ 006
- 100 руб. – отражено получение бланков трудовых книжек;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
- 10 000 руб. – оприходованы бланки трудовых книжек (без НДС);

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 1800 руб. – отражена сумма НДС;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
- 1800 руб. – предъявлен к вычету НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
- 11 800 руб. – перечислено за трудовые книжки;

КРЕДИТ 006
- 15 руб. – отражено использование пятнадцати бланков трудовых книжек;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 10
- 1500 руб. (100 руб. х 15 шт.) – списана стоимость использованных бланков трудовых книжек;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91
- 1770 руб. (118 руб. х 15 чел.) – отражена задолженность работников по возмещению расходов на приобретение бланков трудовых книжек;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68
- 270 руб. (18 руб. х 15 шт.) – начислен НДС;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73
- 1770 руб. – удержана из заработной платы работников сумма возмещения расходов на приобретение бланков трудовых книжек.

Существует и третий вариант – учитывать приобретенные бланки трудовых книжек на счете 41 «Товары». Однако данный вариант оправдан только в том случае, если организация приобретает бланки трудовых книжек и вкладышей к ним именно для последующей перепродаже другим организациям, предпринимателям или физическим лицам – то есть когда данные бланки на самом деле представляют собой товар, подлежащий перепродаже. Если же речь идет об организации, купившей несколько бланков трудовых книжек для того, чтобы завести их на вновь принятых работников, признавать их товаром некорректно.

В. Семенихин,
руководитель экспертного бюро

Еженедельник "Экономика и жизнь" N 21, 2009 г.

Трудовая книжка – основной документ работника. Но хранится она у работодателя. Бухгалтера многое связывает с трудовыми книжками. Именно в бухгалтерии держат бланки новых книжек, а также вкладышей к ним. Бухгалтер ведет учет операций с этими бланками, причем в вопросах их учета на сегодняшний день нет однозначности. В некоторых случаях на бухгалтера может быть возложена ответственность за нарушение порядка учета и выдачи трудовых книжек. Об этих и других сложных вопросах читайте в нашей публикации.

При заключении трудового договора обязательно представляется трудовая книжка. Приобретение трудовых книжек и вкладышей в нее – это обязанность работодателя. Бланк стоит недорого – в пределах 200 руб. Но и эту сумму нужно учесть правильно, особенно если речь идет о налогах. Ведь споры с инспекцией по поводу налогообложения операций с трудовыми книжками могут обойтись гораздо дороже. Не менее опасны для компании и споры с работниками, например, недовольными тем, какие записи внесены в их трудовые книжки.

Трудовое законодательство обязывает работодателя – организацию или индивидуального предпринимателя вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 и 309 Трудового кодекса РФ). Основные документы, которыми руководствуется работодатель, – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкция по заполнению трудовых книжек (далее – Инструкция № 69), утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Трудовую книжку работник предъявляет при заключении трудового договора. Предусмотрено два случая, когда в предъявлении трудовой книжки нет необходимости:

– при поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ);

– при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ).

На сотрудника, принимаемого на работу впервые, работодатель обязан оформить трудовую книжку в течение недели со дня приема на работу.

При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформляет новую трудовую книжку.

При выдаче трудовой книжки с работника взимается ее стоимость (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Но это происходит не всегда.

Так, плата не взимается:

– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша к ней;

– в случае порчи трудовой книжки не по вине работника;

– при массовой утрате трудовых книжек работодателем в чрезвычайных ситуациях.

Форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Работодатель должен постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Учет бланков

Согласно ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с работником, устраивающимся на работу впервые, обязан оформить ему трудовую книжку и в течение всего срока действия трудового договора вести названную книжку, а при прекращении трудового договора – выдать ее работнику.

Работодатель приобретает бланки трудовой книжки и вкладыша в нее за плату на основании договора с уполномоченным лицом (Объединение «ГОЗНАК» либо его законный распространитель), а при выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) – взимает плату в размере расходов на их приобретение.

Прежде чем рассмотреть отражение этих операций в бухгалтерском и налоговом учете, нужно сказать, что существуют две точки зрения по вопросу, как отражать операции по выдаче бланков трудовых книжек (вкладышей к ним). Согласно одной из них (фискальной) выдача трудовых книжек является реализацией, согласно другой, которой придерживаются как независимые специалисты, так и суды, – реализации в данном случае нет. Рассмотрим оба варианта учета.

Выдача трудовых книжек – реализация

При этом варианте учета трудовые книжки (вкладыши к ним) учитываются и как бланки строгой отчетности (согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, – на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» вместе с НДС), и как товар. Это связано с тем, что работник обязан оплатить трудовую книжку. Следовательно, бланки приобретаются для продажи, тот факт, что их реализуют без выгоды, значения не имеет.

В бухучете доход от реализации бланков учитывается в прочих доходах. Основание – п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации».

Бланки трудовых книжек могут быть учтены и на счете 10 «Материалы».

Налог на прибыль. В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек экономически оправданны и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Затраты на выданные работникам после заполнения бланки трудовых книжек включаются в состав материальных расходов по стоимости, определяемой в соответствии с п. 2 ст. 254 НК РФ (подп. 2 п. 1 ст. 254, п. 2 ст. 272 НК РФ). Данные затраты признаются в составе косвенных расходов, в полном объеме уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль текущего отчетного (налогового) периода, на дату использования их в хозяйственных целях (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек (вкладышей к ним), учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (ст. 250 НК РФ). Сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается в состав внереализационных доходов на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250 и подп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).

НДС. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС признается реализация товаров, работ, услуг. Под реализацией понимается передача на возмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 27.11.2008 № 03-07-11/367, от 26.09.2007 № 07-05-06/242 и от 13.06.2007 № 03-07-11/159, выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения налогом на добавленную стоимость, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику.

ПРИМЕР 1

Организация в сентябре приобрела и оплатила 20 бланков трудовых книжек по 170 руб. (в том числе НДС 26 руб.) за одну книжку. Общая стоимость бланков – 3400 руб. (включая НДС 519 руб.). В ноябре организация приняла на работу специалиста, устраивающегося на работу впервые. Отдел кадров завел для него новую трудовую книжку, а ее стоимость по заявлению работника удержана из его зарплаты. Организация отражает трудовые книжки как товар (реализует их работникам). В бухгалтерском учете сделаны проводки:

сентябрь

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 51 «Расчетные счета»
– 3400 руб. – оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60
– 2881 руб. – учтены бланки трудовых книжек;

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60
– 519 руб. – отражен НДС по трудовым книжкам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 519 руб. – принят к вычету НДС по трудовым книжкам;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»
– 3400 руб. – учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

ноябрь

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 90-1 «Продажи»
– 170 руб. – выписана трудовая книжка новому работнику;

Дебет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит 41
– 144 руб. – списана стоимость трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»
– 170 руб. – выдана трудовая книжка работнику;

Дебет 90-3 «НДС» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 26 руб. – начислен НДС со стоимости бланка трудовой книжки;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 73
– 170 руб. – удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки по его заявлению работника.

Выдача трудовых книжек – не реализация

При данном варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

Бухгалтерский учет. В этом случае бланки трудовых книжек учитываются только за балансом – на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с налогом на добавленную стоимость).

В учетной политике организации нужно закрепить положение, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки. А в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на главу 50 ГК РФ.

Налог на прибыль. В налоговом учете операции с бланками трудовых книжек не отражаются, поскольку при таком способе учета нет ни выручки, ни расходов при расчете налога на прибыль.

Подобная точка зрения основана на том, что организация, приобретая трудовую книжку, не стремится получить прибыль, а лишь выполняет требования законодательства. Значит, трудовая книжка не может признаваться товаром для целей налогообложения (п. 3 ст. 38 НК РФ). Денежные же средства, полученные от работника, являются не выручкой, а возмещением затрат на приобретение книжки. Ведь плата, взимаемая с работника за выдаваемую ему трудовую книжку, равна затратам на ее приобретение, поэтому предоставление трудовых книжек и вкладышей к ним не может быть расценено как реализация товара (п. 1 ст. 39 НК РФ).

Аналогичная точка зрения выражена и судебными органами в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 и от 01.10.2003 по делу №А26-5317/02-28.

Организация должна самостоятельно решить, квалифицировать операции по выдаче трудовых книжек как реализацию или нет. Если выбор будет не в пользу фискальной позиции, нужно быть готовым к тому, чтобы отстаивать свою точку зрения в суде.

ПРИМЕР 2

Воспользуемся условиями примера 1 и изменим одно из них: организация, приобретая трудовые книжки для сотрудников, не отражает их в качестве товара. В бухгалтерском учете будут сделаны записи:

сентябрь

Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» Кредит 51
– 3400 руб.– оплачены бланки трудовых книжек;

Дебет 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки» Кредит 76
– 3400 руб. – отражена задолженность будущих владельцев трудовых книжек;

Дебет 006 «Бланки строгой отчетности»
– 3400 руб. – учтены за балансом трудовые книжки как бланки строгой отчетности;

ноябрь

Дебет 73 Кредит 73 субсчет «Расчеты за трудовые книжки»
– 170 руб. – отражена задолженность вновь принятого работника за бланк трудовой книжки;

Кредит 006 «Бланки строгой отчетности»
– 170 руб. – списан бланк трудовой книжки;

Дебет 70 Кредит 73
– 170 руб. – удержана из зарплаты стоимость трудовой книжки по заявлению работника.

Документооборот

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется частью второй ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Работодатель обязан обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией № 69 утверждены приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Формы указанных книг утверждает Минздравсоцразвития России.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведет бухгалтерия организации. В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков (с отражением серии и номера каждого бланка).

Бланки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные бланки с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Испорченные при заполнении бланки уничтожаются, о чем составляется акт. После утверждения акта руководителем предприятия бланки уничтожаются и списываются с книг учета, о чем в нижней части акта делается отметка.

Арбитраж: реализации нет

ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006 высказал следующую позицию: организация, принимая денежные средства за трудовую книжку, не осуществляла наличных денежных расчетов в связи с продажей товаров. Взимая плату со своего работника за выдаваемую ему трудовую книжку в сумме, соответствующей той, за которую трудовая книжка приобретена, организация фактически осуществила возмещение затрат на ее приобретение, что не является реализацией товаров.

Нужно ли начислять НДФЛ

По мнению Минфина России, если работодатель передает работнику бланк трудовой книжки или вкладыша бесплатно, у работника возникает доход в натуральной форме (в размере стоимости соответствующего бланка), облагаемый НДФЛ (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 03-07-11/367).

Хранение трудовых книжек

Трудовая книжка работника – его личный документ. Но хранится он в отделе кадров организации. Все трудовые книжки, принятые от работников и выданные им вновь (впервые), регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эту книгу обычно ведет кадровая служба.

Согласно п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель выдает работнику его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении только в день увольнения (последний день работы).

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя 75 лет в соответствии с законодательством РФ об архивном деле.

ПРИМЕР 3

ООО «Мороз» 20 июля 2009 г. приобрело у ЗАО «Омсбыт» пять трудовых книжек по цене 170 руб. за один бланк. Общая стоимость приобретенных трудовых книжек составила 850 руб. Продажа бланков оформлена накладной № 123456 от 20 июля 2009 г. Приобретенные бланки имеют серию АК, номера с 0056725 по 0056730.

ООО «Мороз» 30 июля 2009 г. приняло на работу оператора И.И. Ивановского, который устроился на работу впервые (приказ от 30.07.2009 № 18-к).

На основании заявки № 8 от 30.07.2009 кадровому работнику Н.П. Смирновой выдана трудовая книжка серии АК за номером 0056725. Приходно-расходную книгу заполняют следующим образом:

Ответственность

Работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные трудовых книжек). Непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специально отвечает уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В крупных организациях, где есть отдел кадров, дополнительные приказы не издают, поскольку соответствующие обязанности внесены в должностные инструкции работников кадровой службы (отдела кадров), с которыми они должны быть ознакомлены под роспись.

Неправильные или не соответствующие законодательству формулировки причины увольнения работника могут привести к судебным спорам. Допустим, работодатель не оспаривает некорректные формулировки и добровольно изменяет соответствующие записи в трудовой книжке. Если в такой ситуации будет доказано, что неправильная формулировка причин увольнения лишила работника возможности поступить на новую работу, работодателю может быть предъявлен иск о материальной ответственности. Обязанность возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться согласно ст. 234 ТК РФ наступает, если заработок, в частности, не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, а также внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения.

В статье 237 ТК РФ предусмотрено возмещение работодателем морального вреда, причиненного работнику неправомерными действиями или бездействием работодателя, в размерах, определяемых соглашением сторон трудового договора. В случае возникновения спора факт причинения работнику морального вреда и размеры его возмещения определяет суд.

Несоблюдение установленных правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек грозит работодателю и его должностным лицам административными штрафами (и иными наказаниями) и даже уголовной ответственностью.

Административная ответственность может наступить по ст. 5.27 КоАП РФ. Виды наказаний различаются для должностных лиц и организаций. Согласно части первой ст. 5.27 КоАП РФ должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб., а организациям штраф от 30 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 по делу № КА-А40/10220-06).

Уголовная ответственность для нерадивых должностных лиц работодателя или для него самого (если речь идет о предпринимателе) может наступить по ст. 140, 292 и 325 УК РФ. Так, работодатель, по вине которого похищены, уничтожены, повреждены или сокрыты бланки трудовых книжек и вкладышей в них из корысти или иной личной заинтересованности, может быть наказан по ст. 325 Уголовного кодекса РФ – штраф до 200 000 руб.